Juridisch & AVG
Privacyverklaring
Voor klanten, contactpersonen, prospects en websitebezoekers.
1. Wie is verantwoordelijk?
BestAdministratie, gevestigd aan Bouwerij 4D, 1185 XX Amstelveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94551987, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt. Vragen of verzoeken kunnen worden gestuurd naar info@bestadministratie.nl of telefonisch via 085 333 4996.
Belangrijk voor klantadministraties
Wanneer BestAdministratie persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt — bijvoorbeeld in een boekhouding, salarisadministratie of belastingaangifte — is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en BestAdministratie verwerker. Leg die verhouding vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en functie.
- Bedrijfsgegevens, waaronder handelsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en correspondentie.
- Financiële en administratieve gegevens, zoals facturen, banktransacties, grootboekgegevens, contracten en betaalinformatie.
- Fiscale gegevens en, indien noodzakelijk voor de opdracht, identificatienummers zoals BSN.
- Personeels- en loongegevens wanneer salarisadministratie onderdeel van de opdracht is.
- Communicatie, afspraken, ondersteuningsverzoeken en gegevens over het gebruik van onze website.
- Gegevens die de klant of diens medewerkers, leveranciers of afnemers in de administratie aanleveren.
Wij vragen alleen gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het omschreven doel. Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij uitsluitend wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
3. Doelen en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uitvoeren en voorbereiden van administratieve, fiscale en adviesdiensten | Uitvoering overeenkomst / precontractuele maatregelen |
| Facturering, debiteurenbeheer en eigen administratie | Wettelijke verplichting en uitvoering overeenkomst |
| Nakomen van fiscale, toezichts- en identificatieverplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Contact, service, klachten en relatiebeheer | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging, fraudepreventie en juridische geschillen | Gerechtvaardigd belang en rechtsvorderingen |
| Nieuws of aanbiedingen aan bestaande zakelijke relaties | Gerechtvaardigd belang; afmelden is altijd mogelijk |
| Marketing waarvoor toestemming vereist is | Toestemming; deze kan worden ingetrokken |
4. Delen met anderen
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de opdracht, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. Ontvangers kunnen zijn: boekhoud- en aangiftesoftware, cloud- en back-upproviders, banken en betaaldienstverleners, IT- en beveiligingsleveranciers, beroepsadviseurs en bevoegde overheidsinstanties zoals de Belastingdienst of UWV. Met verwerkers sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats met een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen.
5. Bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wettelijk verplichte fiscale basisgegevens bewaren wij in beginsel 7 jaar; gegevens over onroerende zaken en bepaalde regelingen kunnen 10 jaar moeten worden bewaard. Andere concrete termijnen staan in het bewaartermijnenbeleid. Als een geschil, onderzoek of wettelijke bewaarplicht loopt, kunnen gegevens langer worden bewaard zolang dat noodzakelijk is.
6. Beveiliging
Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder toegangsbeperking, sterke unieke wachtwoorden, multifactorauthenticatie waar beschikbaar, versleutelde verbindingen, actuele systemen, back-ups, leveranciersbeoordelingen en procedures voor incidenten en datalekken.
7. Uw privacyrechten
Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Ook kan toestemming worden ingetrokken. Stuur een verzoek naar info@bestadministratie.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit veilig vast te stellen en reageren in beginsel binnen één maand. Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies en website
BestAdministratie gebruikt uitsluitend functionele en, indien van toepassing, privacyvriendelijke analytische cookies zonder voorafgaande toestemming. Voor tracking- of marketingcookies wordt vooraf toestemming gevraagd via een cookiebanner. Deze paragraaf moet worden bijgewerkt zodra de website andere cookies of meetdiensten gebruikt.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat op bestadministratie.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.